Posts etiquetados ‘rentabilidad’

Feb

02

La importancia de una Matriz de riesgos en la empresa

 

La importancia de una Matriz de riesgos en la empresa

Una matriz de riesgos es una sencilla pero eficaz herramienta para identificar los riesgos más significativos inherentes a las actividades de una empresa, tanto de procesos como de fabricación de productos o puesta en marcha de servicios. Por lo tanto, es un instrumento válido para mejorar el control de riesgos y la seguridad de una organización. Una matriz de riesgos es una sencilla pero eficaz herramienta para identificar los riesgos más significativos inherentes a las actividades de una empresa, tanto de procesos como de fabricación de productos o puesta en marcha de servicios. Por lo tanto, es un instrumento válido para mejorar el control de riesgos y la seguridad de una organización.

 La matriz de riesgos principalmente es empleada para la auditoría en sistemas de información y TI ya que, a través de este instrumento se puede realizar un diagnóstico objetivo y global de empresas de diferentes tamaños y sectores de actividad. 

Asimismo, mediante la matriz de riesgo es posible evaluar la efectividad de la gestión de los riesgos, tanto financieros como operativos y estratégicos, que están impactando en la misión de una determinada organización. 

Para su construcción, es necesario identificar la mayor cantidad de variables que potencialmente afectan las actividades que desarrollamos, como por ejemplo: 

¿Se trata de una actividad habitual?

¿Cuántas personas participan en esta actividad?

¿Esta actividad requiere una importante competencia en términos de formación, conocimientos o experiencia?

¿Cuáles son los controles operacionales definidos?

¿Existen equipos involucrados?

¿Cuáles son las condiciones ambientales existentes?

¿Qué tipos de materiales se utilizan en los procesos?

¿Cómo se organiza el trabajo en las áreas donde se realizan las actividades?

Una vez establecidas todas las actividades, se deben identificar las fuentes o factores que intervienen en su manifestación y severidad. Con todos estos datos, podríamos responder a las preguntas: ¿Qué áreas son más riesgosas? ¿Cómo priorizamos? ¿Quién es el responsable por su gestión?, etc. Esta es la importancia de la matriz de riesgos: entregar información para gestionar en forma proactiva los niveles de riesgo existentes en nuestras actividades, en función de haber definido niveles de probabilidad y severidad.

El siguiente paso consiste en determinar la “probabilidad” de que el riesgo ocurra y un cálculo de los efectos potenciales; dicho análisis puede efectuarse en términos cuantitativos, dependiendo de la importancia o disponibilidad de información.

Una vez que los riesgos han sido valorizados, se procede a evaluar la “calidad de la gestión”, a fin de determinar qué tan eficaces son los controles establecidos por la empresa para mitigar los riesgos identificados. En la medida que los controles sean más eficientes y la gestión de riesgos proactiva, el indicador de riesgo será más aceptable para la organización.

Finalmente, se identifican los controles que deben mantenerse debido a que su eficacia actual hace que el riesgo en la actividad esté controlado; y por otra parte, se identifican los controles necesarios de implementar para mejorar los niveles actuales de riesgo y llevarlos a un rango aceptable.

De esta forma, podemos resumir la construcción de una matriz de riesgos en tres simples pasos:

  • 1. Identificación de riesgos
  • 2. Evaluar la probabilidad de que se acabe confirmando el riesgo
  • 3. Representación de la matriz de riesgos

La verdadera utilidad de la matriz de riesgos radica en que ofrezca la posibilidad de tener una idea general de los riesgos de una empresa y la posibilidad de que ocurran con tan solo echarle un vistazo. 

Por este motivo, la representación de la matriz debe ser en forma de tablas no demasiado complejas donde aparezcan los riesgos, probabilidad de ocurrencia, gravedad de los mismos y, si se desea, acciones para solucionarlos y mitigarlos.

 

PROBABILIDAD
Raro Poco probable Probable Muy probable Casi seguro
CONSECUENCIAS

 

Despreciable Bajo Bajo Bajo Medio Medio
Menores Bajo Bajo Medio Medio Medio
Moderadas Medio Medio Medio Alto Alto
Mayores Medio Medio Alto Alto Muy alto
Catastróficas Medio Alto Alto Muy alto Muy Alto

 

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Ene

18

Tecnologías de Business intelligence y empresas comerciales

 

Tecnologías de Business intelligence y empresas comerciales.

Es fundamental para las empresas del sector comercial recabar información de mercado, clientes y productos, ya sea para explorar sus oportunidades de ingreso a nuevas audiencias, desarrollo de nuevos productos o análisis de competitividad y posición de la misma empresa en el sector.

Existe un concepto que engloba el uso y aprovechamiento de éste tipo de información en los negocios: Business intelligence traducido a “inteligencia empresarial”, el cual hace referencia a utilizar ésta información para la toma de decisiones y contempla desde la comprensión del funcionamiento cotidiano de la empresa, así como la anticipación de eventos futuros que puedan afectar el mismo, con el objetivo de ofrecer conocimientos para respaldar las decisiones empresariales.

A pesar de que existen metodologías de estudio de mercados muy útiles que se enfocan en obtener toda ésta información se debe tener en cuenta cómo transformar la misma en indicadores útiles para la empresa que representen los datos más importantes de una forma simple, fiable y directa.

Hoy en día y debido al crecimiento tecnológico cada vez existen más opciones para explotar ésta clase de datos, éstas herramientas tecnológicas pueden interpretar éstos datos y presentar un informe conciso y claro que permite a los directivos de una organización poder entender información aparentemente compleja a través de gráficos y otros diagramas, ésta clase de sistemas aportan un gran valor a la empresa ya que presentan la información de una manera estructurada todo esto gracias a que se basan en la utilización de un sistema de información que se compone de distintos datos extraídos de los datos de producción, con información relacionada con la empresa o sus ámbitos y con datos económicos.

Las herramientas de Business intelligence tienen mucho que aportar a las organizaciones y podría afirmar que es una inversión que vale la pena para cualquier empresa que desee tener una perspectiva más detallada de las actividades que realiza y cómo afectan a la misma.

En conclusión, todos estos conceptos pueden abrumar al usuario que no ha tenido contacto con éste tipo de tecnologías, pero basta con imaginarse que los encargados de inteligencia de datos son como joyeros, ante ellos les llega un trozo de carbón sin tratar (lo que sería toda la información recabada de la empresa sin filtros), después de aplicar herramientas tecnológicas que filtran la información, la procesan y la presentan, llegamos a un informe de gran valor para la empresa en donde se muestra sólo lo que se necesita cuando se requiere, el diamante.

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Nov

24

La importancia de la administración del departamento de compras

 

Importancia de la administración del departamento de compras

Uno de los aspectos más importantes de las compras es su repercusión económica, ya que este departamento tiene un impacto significativo en el Manejo financiero y operativo de toda empresa u organización. Por tal motivo, se requiere saber operar bien la adquisición de bienes o servicios en el momento idóneo para verificar existencias sobre inventarios, pero al mismo tiempo Manejar mínimos de productos para no tener dinero estancado o llegar a detener los procesos productivos por falta de un abastecimiento oportuno y en los Volúmenes adecuados. Por lo que se recomienda pertinente manejar toda una Serie de conocimientos generales que norman el criterio de un buen departamento de compras.

El éxito de cualquier empresa, sea pública, privada, industrial, comercial o de servicios, depende fundamentalmente de las correctas adquisiciones que realice, ya que las compras demandan conocimiento y experiencia en el área, así como habilidad, capacidad, inteligencia, empeño e ingenio por parte de los ejecutivos de la empresa para lograr negociaciones óptimas y condiciones favorables para la misma, ya que las compras son trascendentales para su permanencia en el mercado y su consolidación definitiva. Para las empresas industriales y comerciales las compras representan esencialmente una inversión de su capital; en otras palabras, es dinero de la compañía, y por ello deben ser administradas correctamente. Por consiguiente, estas actividades exigen una prioridad fundamental que debe realizarse a través de personal debidamente capacitado, de absoluta honorabilidad, responsabilidad e integridad.

Para hacer uso de materiales, proveedores y equipos al menor costo posible es importante minimizar costos de entrada, esto aumenta la productividad y permite la rentabilidad de las operaciones, en este punto es de suma importancia que evalúes el precio constantemente.

No se pueden hacer reglas generales para la administración correcta de un departamento de compras pero si se pueden seguir ciertas pautas:

1. Para las empresas grandes, la recomendación es negociar por volumen teniendo en cuenta un buen manejo del inventario. Para una pequeña empresa, lo ideal es evaluar proveedores alternativos que permitan negociar los precios.

2. Asegurar el flujo continuo de la producción: A través de un suministro continuo de materias primas, componentes, herramientas, etc, junto con el departamento de producción.

3. Aumentar la rotación de activos: La inversión en los inventarios se debe mantener mínimo en relación con el volumen de ventas. Principalmente por los costos asociados a mantener inventarios.

4. Desarrollar una fuente alternativa de suministro: En este punto hay que trabajar de manera inteligente y estratégica. Entonces, un buen comprador buscará otras fuentes alternativas de suministro para aumentar la capacidad de negociación, con ello, minimizamos el costo de los materiales y aumentamos la capacidad de responder a las emergencias.

5. Establecer y mantener buenas relaciones con los proveedores: Mantener buenas relaciones con el proveedor ayuda en la evolución de una imagen favorable en todos los ámbitos. Estas relaciones son beneficiosas para el comprador en términos de cambiar o negociar un precio razonable y poder tener un trato preferencial en caso de escasez de materiales.

Cada negocio necesita una buena y confiable fuente proveedores, ya que su influencia en la actividad de la empresa es enorme, debido principalmente al volumen de suministros para la producción, además, el precio de los materiales entregados afecta directamente el costo del producto acabado.

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